Nápověda: Nastavení požadavků

Novinky NOVINKA

Změna typu požadavku - již vytvořený požadavek změňte na jiný, který více odpovídá reálnému požadavku pacienta.
Automatické přiřazování požadavku do fronty - nastavte si, jaké požadavky se budou automaticky zobrazovat v konkrétních frontách.
Ikony požadavku - nově jsou všechny ikony dostupné ve všech barevných variantách.
Datum požadavku - dle data požadavku řadíme frontu čekajících požadavků. Nově umožňujeme toto datum změnit a požadavek si tak ve fortně zařadit na později (např. pokud čekáte na výsledky nějakého vyšetření). Nastavíte ho na detailu požadavku v prostředním panelu.

Obsah:

1. Požadavky od pacientů
2. Nastavení požadavků
3. Přidání nového požadavku
4. Skupiny požadavků
5. Požadavek z pohledu lékaře a jeho vyřízení
6. Anatomie požadavku
7. Historie požadavků
8. Změna typu požadavku
9. Vyhledávání a filtrování v požadavcích

1. Požadavky od pacientů

• Pacienti/klienti vám mohou zasílat požadavky různých typů
• Typy si můžete nastavit, přidat, odebrat, přejmenovat na stránce ⚙️ Nastavení
• Každý požadavek obsahuje dotazník ve kterém pacient vyplní informace, které potřebujete pro efektivní vyřízení požadavku, či seznámení se s problémem.
  • Dotazníky mohou být primitivní nebo složité. Máme jich spoustu předpřipravených a umíme vám je kdyžtak připravit i na míru.
  • Dotazníky si sami upravovat nemůžete, prosím, kontaktujte nás, pokud vyžadujete nějakou změnu.

2. Nastavení požadavků

Nastavení požadavků se nachází na hlavní liště ⚙️ Nastavení.

V tomto nastavení můžete:

• přidat nový požadavek (klikněte na "Přidat typ požadavku")
• měnit pořadí požadavků (chytněte myší řádek a posunujte s ním nahoru nebo dolů a kam dopadne, tam bude)

Po kliknutí na konkrétní požadavek se vám otevře okno s rozšířeným nastavením:

A) Obecné

Název požadavku - zvolte název požadavku, který uvidí pacienti
Popis požadavku - tento text se zobrazí pacientům ve vaší nabídce pod názvem požadavku
Ikona - NOVINKA nově jsou všechny ikony dostupné ve všech barevných variantách
Skupina
Pacientský dotazník
Příloha u požadavku = zvolte, zda pacienti budou moci přidat k požadavku nějakou přílohu (soubor, obrázek)
Políčko pro poznámku = pokud chcete navíc přidat políčko pro poznámku, aby pacienti mohli cokoliv připsat
Viditelnost = zvolte, kdo daný požadavek uvidí (všichni/jen prémioví pacienti/jen vy), více zde

B) Cena

Pacienti tak budou vědět, kolik je daný požadavek bude v ordinaci stát. Nebo si rovnou můžete zapnout funkci online plateb a vyhnete se tak administrativě v ordinaci, více zde.

C) Vyřizování

Nastavte si, do jaké skupiny priorit nebo fronty se vám automaticky bude řadit příchozí požadavek. Je to je zobrazení pro vás, požadavek v pacientské aplikaci není nijak ovlivněn.

Priority (v Čekajících požadavcích):

1. Prioritní (červená)
2. Důležité (žlutá)
3. Ostatní (černá)

Fronty NOVINKA

Fronty slouží k tomu, abyste požadavek přiřadili k vyřízení konkrétnímu člověku. Jako výchozí se všechny požadavky zobrazují v Čekajících požadavcích, pokud si přiřazování požadavků nenastavíte jinak.

V nabídce front v nastavení požadavku se zobrazí všechny fronty dané kliniky plus výchozí fronta "Nepřiřazeno". To vám umožní si nastavit, jaké požadavky se budou automaticky přiřazovat do fronty např. sestřičce nebo konkrétnímu lékaři.

D) Objednávání

Aby se tohle nastavení projevilo a fungovalo, musíte mít vytvořené kalendářové bloky v Kalendáři (hlavní lišta — Kalendář — Nastavení termínů). Nápověda ke kalendáři zde.

Rezervace:

• Bez rezervačních termínů = pokud u požadavku máte vypsané termíny v kalendáři, budou po nastavení této volby zrušeny. V nastavení termínů tyto požadavky nejsou vidět a pro jejich zobrazení je nutné zaškrtnout checkbox Zobrazit typy požadavků s nastavením "Bez rezervačních termínů"
• Nepovinný výběr termínu = pacient může požadavek odeslat, i když pro něj máte otevřené termíny v kalendáři
• Povinný výběr termínu = pacient vám nemůže požadavek odeslat, aniž by si vybral termín ve vašem kalendáři

NOVINKA Upozornění pro pacienty
Můžete si nastavit, jestli budou pacientům chodit upomínací zprávy před objednaným termínem, a pokud ano, kolik dní předem. Nyní si také můžete nastavit “Poznámku od lékaře”, tedy text s vaší zprávou, který se připojí k upomínce.

Délka rezervace
Výchozí nastavení kolik minut bude daný požadavek zabírat v kalendáři. Toto nastavení můžete kdykoliv změnit přímo Kalendáři — Nastavení termínů.

Videohovor
Zaklikněte, pokud chcete, aby se jednalo o videohovor (namísto osobní návštěvy).

E) Vlastní texty

Text požadavku
Pacientům se zobrazuje na začátku dotazníku při zadávání požadavku. Můžete ho využít např. pro instrukce nebo doplňující informace při zadávání. Lze nastavovat ve více jazykových variantách a používat markdown = pomocí jednoduchých formátovacích značek vyznačit v textu nadpisy a seznamy, doplnit odkazy atd.

Takto přidáte například odkaz na váš web:
Pozor: Vkládáte-li odkaz, je potřeba aby obsahoval https:// nebo http://.

Informace po odeslání
Tento text se pacientům zobrazuje spolu s ostatními informacemi na obrazovce po odeslání požadavku a je součástí e-mailu při vytvoření události. Může obsahovat informace jako např. co si vzít s sebou na vyšetření apod. Lze nastavovat ve více jazykových variantách a používat markdown.
Při nastavování vlastního textu vidíte v modrém poli náhled, jak to uvidí vaši pacienti. Můžete si také vytvořit tlačítko s odkazem, např. na vaše webové stránky.

Poznámka v upozornění před událostí
Tento text se zobrazuje jako součást upozornění před událostí (odesílané jako SMS, e-mail nebo notifikace). Odesílání upozornění můžete nastavit na záložce "Objednávání". Text může mít maximálně 160 znaků, můžete nastavovat více jazykových variantách.

Kliknout také můžete na tři tečky ••• nahoře vpravo, tam je skrytá další nabídka:

• duplikovat — použijte, pokud potřebujete nový požadavek se stejným obsahem, ale jen jiným názvem; duplikujte požadavek a pak ho přejmenujte
• odebrat (= úplně smazat požadavek z vaší nabídky)

3. Přidání nového požadavku

Pokud přidáváte nový požadavek, máte možnost měnit některá nastavení. Klikněte na "Přidat typ požadavku", do vyhledávacího políčka vepište, jaký požadavek hledáte a vyberte si z nabídky.
— Přidat bez úprav
— Přidat a upravit

Když kliknete na Přidat a upravit, ukáží se vám další možnosti rozdělené do kategorií vysvětlených výše.

4. Skupiny požadavků

Typy požadavků se mohou pro lepší přehlednost slučovat do skupin, např. skupina Potvrzení, žádanky, výpisy či Očkování. Organizaci požadavků do skupin nastavíte v ⚙️ Nastavení, v záložce Požadavky.

ℹ️ Pokud vám v nabídce nějaká skupina chybí, prosím, napište nám na podpora@medevio.cz a my vám ji vytvoříme.

Přidání nového požadavku do skupiny

Pokud chcete do skupiny přidat požadavky, stačí kliknout na tlačítko Přidat typ požadavku.
Vyberte si požadavek a v kolonce Vyberte prosím skupinu ho zařaďte do požadované skupiny. Můžete upravit i další parametry, viz výše.

Přesun existujícího požadavku do/ze skupiny

Pro přesunutí existujícího požadavku do nebo ze skupiny je nejprve potřeba skupinu rozbalit pomocí tlačítka Rozbalit skupinu. Následně vybraný požadavek chytnete myší a přesunete ho do nebo ze skupiny.

Smazání požadavku ze skupiny

Pokud chcete požadavek úplně smazat, klikněte na něj a vyberte možnost "Skrýt typ požadavku".

Proč skupiny požadavků používat?

Skupiny požadavků zpřehledňují pro pacienty nabídku vaší kliniky, ale zároveň vám nechávají volnost v nastavení jednotlivých požadavků ve skupině. Např. u očkování tak můžete mít v nabídce 10 různých typů, ale pacient vidí všechny pod položkou Očkování. Po výběru tohoto požadavku pak vidí jednotlivé vakcíny.

• Oproti jednomu požadavku s komplexním dotazníkem (ve kterém by si pacient vybíral vakcínu) zachovává skupina volnost v nastavení ceny, termínů a dalších parametrů u každého požadavku ve skupině.
• Oproti samostatných požadavkům je nabídka kliniky přehlednější

Příklad z praxe: Skupina Očkování

Očkování v Medevio bylo řešeno pomocí jednoho požadavku Očkování, kde si pacient volil vakcínu. Nově je očkování řešeno formou skupiny požadavků.

Můžete si tak např. nastavit, že očkování proti chřipce budete řešit v jiné termíny než proti klíšťové encefalitidě. A za jinou cenu. Nabídku lze také měnit sezóně.

Pokud je k dispozici více vakcín u jednoho typu požadavku za různé ceny, stačí daný požadavek duplikovat a změnit jeho název a cenu, například:

V Medevio existuje celá řada požadavků na očkování, např: Vzteklina, Břišní tyfus, Meningokoková onemocnění, HPV, Cholera, Japonská encefalitida, Plané neštovice, Pásový opar (herpes zoster), Rakovina děložního čípku, Spalničky, zarděnky, příušnice, Tetanus a Černý kašel. Pokud vám nějaké očkování chybí, napište nám prosím na podpora@medevio.cz.

5. Požadavek z pohledu lékaře a jeho vyřízení

• Jakmile požadavek označíte za vyřízený, zmizí vám z přehledu Čekajících požadavků. Poté je vždy k dohledání např. na stránce Vyřízené požadavky. V Medeviu jsou všechna data kdykoli zpětně k dohledání.

• Co když pacient napíše v chatu u již vyřízeného požadavku? Požadavek se automaticky vrátí do nevyřízených (čekajících), takže zprávu od pacienta nepřehlédnete.

  • Výjimky, kdy se požadavek automaticky neotevře - když pacient odpoví: ok, diky, dekuji, ok dekuji, jasne dekuji, dobry den dekuji, rozumim, moc dekuji, domluveno.

• Můžu požadavek vytvořit za pacienta? Ano. To se hodí, pokud např. pacient volá – lepíkům podle nás odzvonilo a vše je lepší mít přehledně na jednom místě. Nový požadavek za pacienta přidáte tlačítkem „+“ Podrobnosti v dotazníku můžete, ale nemusíte vyplňovat.

6. Anatomie požadavku

Levý panel

Zobrazuje informace o pacientovi.

1. Osobní údaje pacienta - Jméno a příjmení, číslo pojištěnce (příp. datum narození), věk a pojišťovna
2. Stav pacienta – slouží k odlišení pacientů, které nemáte v kartotéce nebo jste je z ní vyřadili. Více zde.
3. Anamnéza - V případě, že má pacient anamnézu vyplněnou a sdílí ji s vámi, prohlížet ji budete moci zde po rozkliknutí. Více informací o anamnéze naleznete zde.
4. Štítky pacienta - Štítky slouží k jednoduché orientaci a kategorizaci pacientů. Více o štítcích naleznete zde.
5. Kontaktní údaje uživatele
6. Další pacienti uživatele - V případě, že vám v minulosti v Medevio zadal požadavek i jiný pacient se stejným uživatelem, naleznete tuto informaci zde.
7. Další požadavky pacienta - Seznam všech předešlých požadavků, které vám pacient zadal.

Prostřední panel

Samotný obsah požadavku.

8. Název požadavku
   • Po zadání zde vidíte název převzatý z typu požadavku (například Akutní obtíže a neschopenka nebo Objednání vyšetření).
   • Tento název si můžete změnit kliknutím na ikonku tužky vedle názvu. Pojmenovat si ho tak můžete jakkoliv chcete a může díky tomu lépe reflektovat reálný obsah požadavku (např. Chřípka, Bolest hlavy, apod.).
   • Případná změna názvu se pak promítne i do historie požadavků na kartě pacienta.
   • Po změně se bude pod novým názvem zobrazovat menším písmem i původní název.
9. Informace o vytvoření požadavku - Kdy a kým byl požadavek vytvořen.
10. Historie změn - Zobrazí seznam změn, ke kterým došlo na daném požadavku a který uživatel je udělal.
11. Informace o zaplacení - V případě, že se k požadavku váže platba, zobrazí se její stav zde.
12. Informace o termínu
    • V případě, že se k požadavku váže termín, zobrazí se zde.
13. Štítky požadavku - Štítky slouží k jednoduché orientaci a kategorizaci požadavků. Více informací naleznete zde. Nově lze vybrané štítky oznčit jako důležité a ty pak vidět na všech výpisech požadavků a v kalendáři. NOVINKA
14. Interní poznámka - K požadavku si můžete přidat interní poznámku, kterou uvidíte jen vy a vaši kolegové, pacientovi se nezobrazuje.
15. Pacientský dotazník - Pacientem vyplněné otázky při zadávání požadavku. Obsah je možné zkopírovat kliknutím na zelenou ikonku vedle nadpisu Dotazník.
16. Zdravotní záznam - V Medevio můžete vést zdravotní záznamy s bohatými funkcemi úpravy textu. Více informací naleznete zde. Záznam je možné zveřejnit pacientovi přes zaškrtávátko pod textovým polem.
17. Šablony zdravotních záznamů - Uložené šablony zdravotních záznamů pro opakované použití.
18. Přílohy požadavku - K požadavku si můžete nahrát související přílohy. Naleznete zde i soubory z chatu a dotazníku. Více zde.
19. Vyřídit/Vrátit - Po dokončení práce s požadavkem ho můžete vyřídit a již se vám nebude zobrazovat v aktivních požadavcích. Požadavek lze vrátit zpět do čekajících opětovným stiskem tlačítka.
20. Fronta - Předání požadavku do fronty vybraného kolegy.
21. Datum požadavku NOVINKA - Datum, podle kterého se řídí řazení fronty čekajících požadavků. Datum se automaticky nastavuje podle data zadání požadavku. Je možné ho změnit, pokud například chcete, aby se vám požadavek zařadil na vršek fronty o týden později (např. poté, co přijdou výsledky laborek).
22. Kopírovat požadavek - Obsah požadavku si můžete v textové podobě zkopírovat do schránky, díky čemu ho můžete jednoduše přes CTRL + V vložit například do vašeho ambulantního informačního systému.
23. Přenos přes eZprávu - Požadavek můžete do vašeho ambulantního informačního systému přenést i přes eZprávu. Více informací naleznete zde.

Pravý panel

Slouží ke komunikaci s pacientem přes chat. Naleznete zde:

24. Zprávy - Historii zpráv v konkrétním požadavku.
25. Psaní zprávy - Zprávu můžete psát manuálně nebo můžete využit funkci diktování textu. Více o diktování naleznete zde.
    O komunikaci s pacientem více zde.
26. Šablony zpráv - Díky šablonám můžete zprávy odesílat mnohem rychleji.
27. Přílohy - Tímto tlačítkem můžete pacientovi odeslat přes chat jakoukoliv přílohu.
28. Zavolat pacientovi - Pacientovi můžete zavolat na zadané telefonní číslo. Pro tuto funkci je potřebné, aby váš počítač funkci volání podporoval

7. Historie požadavků

Požadavky se řadí dle data vytvoření.
V pravém horním rohu je tlačítko na vytvoření nového požadavku.

Anatomie karty historie požadavku:

– Ikona požadavku (1)
– V případě, že je požadavek vyřízený je označený zelenou fajfkou
– doplňující informace:(2)

• Zdravotní záznam
• Kalendářní termín
• Indikace zaplacení
• Interní poznámka

– Výpis štítků požadavku (3)

– Ikona chatu (4)

8. Změna typu požadavku NOVINKA

Pro případy, kdy např. pacient z jakéhokoliv důvodu zvolil nesprávný typ požadavku, umožňujeme lékaři typ požadavku změnit. Tuto funkci využijete především u požadavků/záznamů z Ústředny.

Požadavek můžete změnit na jakýkoliv jiný požadavek z vaší kliniky bez ohledu na viditelnost požadavku (např. stávajícímu pacientovi můžete přiřadit požadavek, který jste si nastavili jen pro nové pacienty).

Typ požadavku změníte klikem na 3 tečky vpravo vedle názvu požadavku - Změnit typ požadavku. Následně si ze seznamu požadavků vaší kliniky najdete požadovaný typ požadavku. Po výběru ještě budete vyzváni k potvrzení změny.

Co se změní

• Název: nastaví se dle nového typu požadavku. Výjimkou je situace, kdy jste si původní název požadavku sami upravovali. V takovém případě název požadavku zachováváme.
• Ikona požadavku: nastaví se dle nového typu požadavku.
• Priorita: nastaví se dle nového typu požadavku.
• Fronta: nastaví se dle nového typu požadavku, pokud požadavek neměl frontu přiřazenou.
• Faktura/cena:
  • Pokud požadavek původně neměl fakturu a nový typ požadavku je placený, přidáme k požadavku fakturu dle nového požadavku. Pacient informaci o platbě a jejím stavu uvidí i ve své aplikaci.
  • Jestliže už požadavek fakturu má, žádné změny na ní ani ceně požadavku neprovádíme, a to bez ohledu na původní stav platby. Změny nenastanou ani když měníte placený požadavek na jiný placený požadavek. Dle tarifu si však údaje můžeme nastavit manuálně.
  • Pokud pacientovi pošlete výzvu k zaplacení, v textu výzvy bude uvedený název nového požadavku
• Událost:
  • Pokud událost už existovala na původním požadavku, nijak ji neměníme. Úprava události se už řídí dle nastavení nového požadavku.
  • Upozornění před událostí se nastaví se dle nového typu požadavku.

Co se nemění

• štítky požadavku
• interní poznámka
• zdravotní záznam
• přílohy požadavku
• dotazník
• dosavadní komunikace s klientem (zprávy v chatu)

9. Vyhledávání a filtrování v požadavcích

– Hledání a filtrování požadavků lze kombinovat.
– Jednotlivé parametry hledání a filtrování se zobrazují jako štítky a lze je jednotlivě odebírat.

Hledat lze dle:

• Názvu požadavku
• Původního názvu požadavku (typ požadavku)
• Názvu přílohy
• Obsahu zdravotního záznamu
• Štítků požadavků

Filtrovat lze dle:

• Typ požadavku
• Štítky - výpis všech použitých štítků
• Příloha - má nebo nemá přílohu buď v sekci Přílohy nebo v dotazníku nebo chatu
• Zdravotní záznam - dle zveřejněných a skrytých záznamů

Vizte také

• Komunikace aneb jak funguje chat s pacientem