Obchodní podmínky aplikace Medevio

(pro poskytovatele zdravotních služeb)
Platné od 2. 10. 2026, účinné od 2. 11. 2026

1. Úvodní ujednání

1.1 Společnost Medevio s.r.o., IČO: 096 75 400, DIČ: CZ09675400, se sídlem Thámova 289/13, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 340224 (Medevio), provozuje webovou a mobilní aplikaci Medevio (Aplikace), která slouží poskytovatelům zdravotních služeb k digitální komunikaci s pacienty.

1.2 Tyto obchodní podmínky (OP) upravují vzájemná práva a povinnosti stran, které vznikají na základě smlouvy týkající se využívání Aplikace. Tuto smlouvu lze uzavřít mezi poskytovatelem zdravotních služeb (Zákazník) a společností Medevio jako provozovatelem aplikace (Smlouva). Podmínky obsažené v těchto OP se stávají nedílnou součástí Smlouvy.

1.3 Medevio vystupuje pouze jako poskytovatel technického řešení ve formě Aplikace. Zákazník nese plnou odpovědnost za poskytování zdravotních služeb.

2. Uzavření smlouvy

2.1. Zákazníkem může být výhradně subjekt oprávněný k poskytování zdravotních služeb podle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování, ve znění pozdějších předpisů (zákon o zdravotních službách). Registrací a návrhem na uzavření Smlouvy zákazník potvrzuje, že splňuje veškeré zákonné požadavky pro poskytování zdravotních služeb.

2.2. Smlouvu je možné uzavřít po registraci Zákazníka, nebo osoby oprávněné za něj jednat (Zástupce) na webu https://my.medevio.cz/, případně založením účtu na základě žádosti Zákazníka prostřednictvím Medevio. Smlouva je uzavřena dokončením registrace a potvrzením ze strany Medevio (resp. neodmítnutím aktivace viz níže). Při registraci je zákazník vždy povinen uvést pravdivé a přesné údaje. Přihlašovací údaje budou sloužit k přístupu do části Aplikace určené pro Zákazníka, prostřednictvím které bude spravovat své zdravotnické zařízení (Účet). Medevio si vyhrazuje právo odmítnout aktivaci a Smlouvu neuzavřít. Medevio a Zákazník mohou Smlouvu uzavřít i jako samostatný dokument. V případě rozporu mezi Smlouvou a těmito OP má přednost Smlouva.

3. Práva a povinnosti Medevio

3.1. Společnost Medevio se zavazuje spravovat pro Zákazníka jeho Účet, který umožňuje využívání Aplikace. Konkrétní funkce Aplikace Zákazník specifikuje v objednávce. Popis funkcionalit je uveden na stránce https://www.medevio.cz/pro-lekare.

3.2. Medevio poskytuje Zákazníkovi uživatelskou podporu podle potřeby a zajišťuje řešení požadavků v přiměřené době podle jejich povahy.

3.3. Medevio vynakládá rozumně předpokládané úsilí, aby byla Aplikace neustále funkční, bezpečná a dostupná, přičemž upozorňuje, že jako složitý IT systém závisí i na infrastruktuře třetích stran. Medevio proto nemůže garantovat, že Aplikace bude vždy bezchybná nebo nepřetržitě dostupná, a to zejména z důvodu vyšší moci, kybernetického útoku, technické závady nebo údržby. Aplikace může být dočasně nedostupná kvůli plánované nebo neplánované údržbě ze strany Medevio či jeho dodavatelů. Jelikož některé volitelné funkce Aplikace, zejména telefonní služby, přepisy hovorů a AI funkce, mohou být technicky zajišťovány prostřednictvím služeb třetích osob, jejich dostupnost, provozní parametry a lokalita zpracování se mohou lišit podle konkrétní služby a její konfigurace.

3.4. Zákazník potvrzuje, že se seznámil s funkcemi Aplikace a posoudil její vhodnost pro své potřeby. Medevio odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností v rozsahu stanoveném právními předpisy. Odpovědnost Medevio za nepřímou škodu, ušlý zisk nebo následné škody se vylučuje v maximálním rozsahu dovoleném právními předpisy. V ostatních případech Medevio vylučuje odpovědnost za škody vzniklé používáním Aplikace, a Zákazník se vzdává nároku na jejich náhradu.

3.5. Medevio má právo změnit nebo ukončit provoz Aplikace bez odpovědnosti za případnou způsobenou újmu. Zákazníka o podstatných změnách či ukončení informuje nejméně 10 dnů předem.

3.6. Poruší-li Zákazník tyto OP, je Medevio oprávněno bez předchozího upozornění a náhrady omezit přístup Zákazníka (byť po dočasnou dobu) k Aplikaci, nebo dokonce odstoupit od Smlouvy s okamžitou účinností a zrušit Zákazníkovi účet. Závažnost porušení vyhodnotí Medevio čistě na základě vlastního uvážení. Medevio nemá odpovědnost za újmu, jež vznikne jako následek omezení přístupu k Aplikaci či zrušení účtu. Omezení či zrušení podle tohoto článku neznamená pro Zákazníka zánik jakýchkoli závazků vůči společnosti Medevio, které byly splatné již před tímto omezením nebo zrušením. Zákazník odpovídá společnosti Medevio za veškerou újmu způsobenou nebo vzniklou v důsledku používání Aplikace v případě jakéhokoli porušení těchto OP nebo příslušných právních předpisů Zákazníkem.

3.7. Aplikace není zdravotnický prostředek ve smyslu zákona č. 268/2014 Sb., o zdravotnických prostředcích a o změně zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.

3.8. Medevio dotazníky včetně jejich vyhodnocení slouží pouze k orientačnímu vyhodnocení příznaků spojených s konkrétní nemocí. Výsledek pozitivní ani negativní neznamená vyloučení jiných nemocí. Vyhodnocení dotazníků platformou Medevio nemohou nahradit posudek lékaře.

3.9. Zákazník uzavřením Smlouvy souhlasí, že Medevio může i mimo Aplikaci informovat o tom, že Zákazník užívá Aplikaci. Toto zveřejnění zahrnuje i možnost vystavit logo Zákazníka v rámci marketingových akcí společnosti Medevio na základě vlastního uvážení, zejména na webu, sociálních sítích nebo v rámci jiné prezentaci služeb Medevio.

4. Práva a povinnosti Zákazníka

4.1. Zákazník potvrzuje, že se s těmito OP seznámil, bez výhrad s nimi souhlasí a zavazuje se k jejich dodržování.

4.2. Zákazník garantuje, že je oprávněn poskytovat zdravotní služby dle zákona o zdravotních službách a bude Aplikaci využívat výhradně v souvislosti s poskytováním těchto služeb.

4.3. Zákazník je odpovědný za sdělení adresovaná jeho pacientům včetně následků oznámení takových sdělení. Medevio nenese odpovědnost za právní vztahy mezi Zákazníkem a pacienty a do těchto vztahů žádným způsobem nevstupuje. Zákazník poskytuje zdravotní služby pacientům svým jménem a na svůj účet, tj. není při této činnosti závislý na společnosti Medevio. Aplikace nenahrazuje zdravotnickou dokumentaci nebo lékařské záznamy.

4.4. Zákazník má povinnost užívat Aplikaci v souladu s účelem, pro který byla vytvořena a pouze takovým způsobem, aby neporušil právo na dobré jméno společnosti Medevio nebo její oprávněné zájmy. Za takové porušení se zejména považuje:

• Vícenásobné (alespoň dvě) zrušení návštěv jednotlivých pacientů naplánovaných prostřednictvím aplikace bez platného důvodu nebo s dostatečným předstihem;
• Vyřizování žádostí pacientů pouze prostřednictvím aplikace, tj. nezařizování osobní návštěvy pacientů ve zdravotnických zařízeních, když se osobní návštěva jeví jako vhodná nebo nezbytná;
• Opakované (alespoň dvakrát) dlouhodobé nevyřizování pacientských požadavků prostřednictvím Aplikace způsobem, který může vést ke zhoršení dostupnosti zdravotních služeb nebo poškození dobrého jména Medevio.

4.5. Zákazník jakožto poskytovatel zdravotních služeb a správce osobních údajů pacientů má povinnost dodržovat všechny zákonem stanovené informační a poučovací povinnosti týkající se poskytování zdravotních služeb a využívání Aplikace, a to zejména vůči pacientům:

• Zákazník je především povinen zajistit, aby pacienti byli před použitím Aplikace, telefonních funkcí, nahrávání hovorů, přepisu hovorů, zpracování SMS zpráv a AI funkcí řádně, srozumitelně a prokazatelně informováni o rozsahu, účelech, právních základech, době uchování, příjemcích, podzpracovatelích a případných předáních osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).
• Využívá-li Zákazník telefonní služby Aplikace, včetně nahrávání hovorů, pořizování hlasových zpráv nebo jejich automatizovaného přepisu, je povinen zajistit, aby byl volající pacient před zahájením nahrávání nebo nejpozději na začátku hovoru vhodným způsobem informován o tom, že hovor může být nahráván, přepisován a zpracováván prostřednictvím Aplikace a jejích smluvních podzpracovatelů. Zákazník je povinen pacientovi zajistit přiměřenou alternativu komunikace, pokud ji právní předpisy nebo povaha poskytované zdravotní služby vyžadují.

4.6. Zákazník se zavazuje zajistit, že veškeré informace sdělované prostřednictvím Aplikace budou vždy odpovídat právním požadavkům. Tyto informace musí být přesné, pravdivé, úplné a neklamavé.

4.7. Pokud Zákazník nahrává jakýkoliv obsah do Aplikace (Obsah), potvrzuje, že má k tomu potřebná oprávnění, včetně jakýchkoliv licencí, povolení a souhlasů. Pro účely poskytování Aplikace poskytuje Zákazník společnosti Medevio bezplatnou, nevýhradní licenci k používání Obsahu v rozsahu nezbytném pro poskytování Aplikace, a to po dobu trvání Smlouvy, případně po dobu nezbytnou pro splnění zákonných povinností nebo řešení nároků vzniklých v souvislosti s poskytováním Aplikace. Tímto ustanovením není dotčen režim ochrany osobních údajů podle čl. 6 a Přílohy č. 1 těchto OP. Je-li Obsahem osobní údaj pacienta nebo údaj o zdravotním stavu, je Medevio oprávněno jej zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování Aplikace, podle pokynů Zákazníka a podle smlouvy o zpracování osobních údajů, jejíž vzor tvoří Přílohu 1 těchto OP (DPA).

4.8. Je zakázáno užívat Aplikaci k šíření jakýchkoli nezákonných údajů, nevyžádaných obchodních sdělení nebo počítačových virů.

4.9. Za jednání uživatelů pacientského účtu Aplikace nenese odpovědnost Medevio. Medevio činí určitá opatření sloužící k ověření identity uživatelů pacientského účtu Aplikace, to ale neznamená, že Medevio zaručuje Zákazníkovi, že je uživatel osobou, za kterou se vydává.

4.10. Pokud existují další fyzické osoby oprávněné jednat za Zákazníka, které současně mají povinnost zachovávat mlčenlivost, umožní jim Zákazník přístup do Účtu. Zákazník má povinnost zajistit ochranu Účtu a uchovávat přístupové údaje v tajnosti.

4.11. Zákazník bude užívat Aplikaci způsobem slučitelným s jejím účelem. Zákazník neučiní nic, co by mělo negativní dopad na fungování Aplikace.

4.12. Uživatel nesmí bez souhlasu společnosti Medevio upravovat, distribuovat nebo duplikovat obsah Aplikace ani vykonávat jakákoli vlastnická práva k obsahu Aplikace.

4.13. Uživatel není oprávněn zejména: a) dále prodávat jakýkoli obsah vytvořený v rámci aplikace; b) pokoušet se obejít uživatelské rozhraní aplikace; c) pokusit se upravit, zpětně analyzovat, dekompilovat nebo jinak získat zdrojový kód Aplikace.

5. Odměna, fakturace a freemium

5.1. Odměna. Zákazník za užívání Aplikace hradí společnosti Medevio odměnu vždy podle aktuálního ceníku na webu https://www.medevio.cz/cenik. Společnost Medevio může ceník kdykoli jednostranně změnit, přičemž o tom vždy vyrozumí Zákazníka vhodným způsobem.

5.2. Faktury a splatnost. Medevio vystaví fakturu v elektronické podobě se splatností 14 dní. Výše odměny uvedená na faktuře je konečná cena za užívání Aplikace a zahrnuje veškeré poplatky třetích osob.

5.3. Prodlení. Dostane-li se Zákazník s úhradou odměny do prodlení, může Medevio od Smlouvy odstoupit. Takové odstoupení má okamžitou účinnost a Medevio má nárok na zákonný úrok z prodlení.

5.4. Mlčenlivost. V případě, že se Medevio a Zákazník dohodnou na jiné výši odměny než té uvedené v ceníku, bude Zákazník o této skutečnosti zachovávat mlčenlivost.

6. Ochrana osobních údajů a AI funkce

6.1. Medevio může při plnění Smlouvy zpracovávat určité osobní údaje (Osobní údaje). Zpracování Osobních údajů se řídí podmínkami smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA). Ve vztahu k osobním údajům pacientů zpracovávaným prostřednictvím Aplikace vystupuje Zákazník jako správce a Medevio jako zpracovatel v rozsahu, v jakém Medevio tyto údaje zpracovává jménem Zákazníka a podle jeho pokynů. V případech, kdy Medevio zpracovává osobní údaje pacientů pro vlastní účely a samo určuje účely a prostředky takového zpracování, vystupuje Medevio jako správce. Konkrétní vymezení případů, ve kterých Medevio vystupuje jako správce nebo zpracovatel osobních údajů pacientů, je uvedeno v těchto obchodních podmínkách a v Zásadách ochrany osobních údajů pro pacienty.

6.2. Medevio přijme veškerá rozumně očekávaná opatření k ochraně Osobních údajů a je ve vztahu k Osobním údajům povinna dodržovat povinnost mlčenlivosti.

6.3. Informace o zpracování osobních údajů Zástupce a dalších uživatelů Účtu jsou obsaženy zde https://www.medevio.cz/zpracovani-osobnich-udaju.

6.4. Aplikace Medevio také využívá některé soubory cookies. Naše zásady používání souborů cookies jsou obsaženy v dokumentu dostupném na https://www.medevio.cz/zpracovani-osobnich-udaju.

6.5. Aplikace může obsahovat reklamní systém provozovaný Medevio, případně s využitím služeb třetích stran, pro vlastní reklamní účely. Informace o rozsahu zpracování osobních údajů v souvislosti s jeho provozem jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů dostupných na https://www.medevio.cz/zpracovani-osobnich-udaju. Pokud Aplikace obsahuje reklamní systém třetích stran provozovaný Medevio mimo pokyny Zákazníka, vystupuje Medevio ve vztahu k tomuto zpracování jako samostatný správce osobních údajů a plní vůči pacientům vlastní informační povinnost. Zákazník odpovídá za informační povinnost pouze v rozsahu, v jakém využívá Aplikaci a její funkce jako správce osobních údajů pacientů. Medevio poskytne Zákazníkovi informace potřebné ke splnění této povinnosti. Pokud jsou pro personalizaci nebo cílení reklamy využívány cookies nebo obdobné technologie, jsou používány pouze na základě příslušného souhlasu prostřednictvím CMP.

6.6. Aplikace nabízí volitelné funkce využívající technologie umělé inteligence (AI funkce), které může Zákazník aktivovat za účelem usnadnění komunikace s pacienty a administrativní podpory poskytování zdravotních služeb. AI funkce mohou zahrnovat zejména přepis hlasových nahrávek do textové podoby, třídění a správu příchozích zpráv, přípravu pomocných administrativních podkladů, souhrnů nebo návrhů odpovědí pro lékaře a jeho personál. Aktivací konkrétní AI funkce dává Zákazník Medevio pokyn ke zpracování osobních údajů nezbytných pro provoz této funkce a ke zpřístupnění těchto údajů příslušným podzpracovatelům uvedeným v DPA nebo v aktuálním seznamu podzpracovatelů.

6.7. AI funkce slouží výhradně jako podpůrné administrativní nástroje. Neprovádějí automatizované rozhodování o pacientech ve smyslu čl. 22 nařízení GDPR, neposkytují diagnostická ani terapeutická doporučení a nenahrazují odborný úsudek poskytovatele zdravotních služeb. Veškeré výstupy AI funkcí podléhají kontrole a schválení lékařem nebo jiným pověřeným zdravotnickým pracovníkem před jejich využitím při poskytování zdravotních služeb nebo před odesláním pacientovi. Zákazník nesmí použít výstup AI funkce jako jediný nebo rozhodující podklad pro rozhodnutí o zdravotním stavu, léčbě, objednání, odmítnutí péče nebo jiném postupu vůči pacientovi bez samostatné odborné kontroly příslušným zdravotnickým pracovníkem.

6.8. Za účelem poskytování AI funkcí může Medevio využívat smluvní podzpracovatele uvedené v Příloze č. 1 těchto obchodních podmínek. Medevio u AI funkcí uplatňuje zásadu minimalizace údajů a privacy by design. Pokud to povaha konkrétní AI funkce umožňuje, Medevio před zpřístupněním údajů podzpracovateli odstraní nebo omezí přímé identifikátory, případně použije pseudonymizaci nebo jiná přiměřená technická opatření snižující riziko předávání osobních údajů pro pacienta. U některých AI funkcí, zejména při přepisu hlasových nahrávek nebo zpracování volného textu pacienta, však nemusí být úplná anonymizace nebo pseudonymizace předávaných údajů před jejich zpracováním technicky možná.

6.9. V souvislosti s poskytováním AI funkcí, telefonních služeb a dalších podpůrných služeb může docházet k předání osobních údajů smluvním podzpracovatelům i mimo Evropský hospodářský prostor, a to za podmínek stanovených v Příloze č. 1 těchto obchodních podmínek. Medevio v každém případě zajistí, aby takové předání probíhalo pouze za podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek, EU–US Data Privacy Framework, pokud je použitelný, nebo jiného vhodného mechanismu, a aby bylo před zahájením takového předání provedeno přiměřené posouzení dopadů předání.

6.10. Zákazník bere na vědomí, že ve vztahu k osobním údajům pacientů vystupuje jako jejich správce a odpovídá za splnění informačních povinností vůči pacientům podle příslušných právních předpisů. Medevio jako zpracovatel poskytne Zákazníkovi přiměřené informace o využívaných AI funkcích a zapojených podzpracovatelích v rozsahu potřebném ke splnění těchto povinností. Zákazník je povinen před aktivací AI funkcí, telefonních funkcí nebo jiných funkcí zahrnujících nové kategorie zpracování aktualizovat vlastní informace o zpracování osobních údajů a další dokumentaci určenou pacientům.

7. Závěrečná ujednání

7.1. Smlouva na základě těchto OP se uzavírá na dobu neurčitou. Zákazník i Medevio mají právo Smlouvu ukončit bez uvedení důvodu, a to písemnou výpovědí s měsíční výpovědní dobou, která začne běžet prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi druhé straně.

7.2. V souvislosti se zánikem Smlouvy dojde ke zrušení Účtu a smazání veškerého Zákaznického obsahu, včetně Osobních údajů (pokud právní předpisy nestanoví jiný postup). Po zániku Smlouvy Medevio umožní Zákazníkovi po přiměřenou dobu, nejméně však po dobu 30 dnů, export Zákaznického obsahu a Osobních údajů, není-li Smlouva ukončena z důvodu závažného porušení bezpečnosti nebo právních předpisů. Po uplynutí této doby Medevio Osobní údaje vymaže nebo anonymizuje, pokud právní předpisy nevyžadují jejich další uchování.

7.3. Zákazník není oprávněn postoupit či převést svá práva a povinnosti ze Smlouvy třetí osobě. Naopak Zákazník souhlasí, že veškerá práva a povinnosti Medevio ze Smlouvy mohou být ze strany Medevio bez dalšího souhlasu postoupeny třetí osobě.

7.4. Zákazník souhlasí s tím, že zejména v souvislosti s vývojem Aplikace může Medevio tyto OP jednostranně měnit. Na změnu OP Medevio upozorní Zákazníka alespoň 30 dnů před jejich účinností.

7.5. Jakékoliv spory mezi Zákazníkem a Medevio vznikající v souvislosti se Smlouvou budou rozhodovány soudy České republiky s místní příslušností pro Prahu 1.

7.6. Medevio i Zákazník jsou oprávněni s okamžitým účinkem ukončit Smlouvu v případě, že se některá ze stran ocitne v úpadku ve smyslu insolvenčního zákona.

7.7. Aktuální OP jsou vždy zveřejněny na https://www.medevio.cz/ a v rámci Aplikace. Zákazník je povinen se s nimi průběžně seznamovat.

7.8. Medevio můžete kontaktovat na adrese podpora@medevio.cz.

Příloha č. 1 obchodních podmínek aplikace Medevio

(pro poskytovatele zdravotních služeb)

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Úvodní ujednání

1.1 Tato smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) tvoří součást Smlouvy mezi Medevio a Zákazníkem na základě OP. DPA se týká zpracování Osobních údajů, vůči kterým vystupuje Zákazník jako správce osobních údajů a Medevio je pro Zákazníka jako zpracovatel zpracovává.

1.2 Veškeré termíny definované ve OP mají pro účely DPA stejný význam, pokud zde není uvedeno jinak.

2. Závazky

2.1 Medevio se zavazuje zpracovávat Osobní údaje pouze na základě pokynů Zákazníka dle DPA, případně dle pokynů zadaných Zákazníkem skrze Účet nebo služeb zákaznické podpory. Za pokyny Zákazníka se považují také nastavení funkcí Aplikace provedená Zákazníkem nebo jeho oprávněnými uživateli, zejména aktivace nebo deaktivace AI funkcí, telefonních funkcí, nahrávání hovorů, přepisů, SMS funkcí a dalších volitelných funkcí. Medevio upozorní Zákazníka v případě, že se bude domnívat, že jeho pokyny porušují právní předpisy.

2.2 Zákazník se jako správce Osobních údajů zavazuje, že bude mít po celou dobu zpracování Osobních údajů v Aplikaci pro příslušná zpracování platný právní základ, a že bude plnit veškeré své zákonné povinnosti vůči subjektům údajů, zejména informační povinnost. Tato povinnost se vztahuje zejména na údaje o zdravotním stavu, rodná čísla, hlasové nahrávky, přepisy hovorů, textové zprávy pacientů a další údaje získané při poskytování zdravotních služeb.

2.3 Primární databáze Aplikace jsou provozovány na infrastruktuře umístěné v Evropské unii. Některé funkce Aplikace, zejména AI funkce nebo telefonní služby, však mohou vyžadovat předání osobních údajů smluvním podzpracovatelům mimo Evropský hospodářský prostor, zejména do Spojených států amerických. Taková předání probíhají výhradně v souladu s kapitolou V GDPR, zejména na základě standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiného odpovídajícího mechanismu zajišťujícího přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů. Medevio vede interní evidenci předání mimo Evropský hospodářský prostor a pro relevantní předání založená na standardních smluvních doložkách provádí přiměřené posouzení dopadů předání, včetně posouzení povahy údajů, účelu zpracování, použitého podzpracovatele, cílové země a doplňkových technických a organizačních opatření.

2.4 Medevio se zavazuje zachovávat mlčenlivost ohledně veškerých Osobních údajů a zajistí, aby veškeré osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje na straně Medevio byly vázány smluvní či zákonnou povinností mlčenlivosti.

2.5 Medevio je oprávněno zpřístupnit osobní údaje pacientů smluvně pověřeným podzpracovatelům, kteří se jeho jménem podílejí na poskytování, provozu, zabezpečení a rozvoji Aplikace. Medevio zajistí, aby každý podzpracovatel poskytoval dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření podle čl. 28 GDPR a byl smluvně zavázán k ochraně osobních údajů v rozsahu odpovídajícím povinnostem Medevio podle této smlouvy.

Zákazník tímto uděluje Medevio obecné písemné povolení k zapojení podzpracovatelů uvedených v tomto článku, jakož i dalších podzpracovatelů, jejichž služby jsou potřebné pro poskytování Aplikace. Ke dni uzavření této smlouvy využívá Medevio zejména následující podzpracovatele:

• Amazon Web Services EMEA SARL (Lucembursko) – hosting platformy (servery, databáze, úložiště, síťová infrastruktura);
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Irsko / EU, USA) – cloudové a podpůrné služby, analytické služby a případně další AI služby (podle aktivovaných funkcí nástroje Medevio). Pro měření návštěvnosti a analýzu způsobu užívání internetových stránek a Aplikace využívá Medevio nástroj Google Analytics; ve službě Google Analytics však nejsou zaznamenávány ani ukládány IP adresy a nejsou do ní předávány identifikační ani kontaktní údaje pacienta, údaje o zdravotním stavu, obsah pacientských požadavků ani zdravotnická dokumentace. V případě aktivace AI funkcí využívá Medevio nástroj Google Gemini, zejména pro přepis hlasových nahrávek nebo jiné AI zpracování; Medevio má u Google Workspace aktivováno nastavení EU data residency, které omezuje ukládání a zpracování obsahových dat pouze v rámci EU/EHP, přesto však může v některých případech docházet k omezenému předání souvisejících technických metadat (např. diagnostických záznamů či systémových logů) mimo EU/EHP. Předání mimo EHP se v obou případech řídí kapitolou V GDPR, zejména na základě standardních smluvních doložek Evropské komise;
• Plausible Insights OÜ (Estonsko / EU) – analyzování návštěvnosti a konverzí, analýza chování a mapování průchodů službou;
• ElevenLabs, Inc. (USA) – přepis hlasových nahrávek hovorů nebo hlasových zpráv do textové podoby; nahrávky jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k vytvoření přepisu a dále podle smluvních a technických podmínek sjednaných mezi Medevio a ElevenLabs; data nejsou používána pro trénování modelů, pokud to odpovídá sjednanému režimu služby; předání mimo EHP podle kapitoly V GDPR, data zpracovávána na základě standardních smluvních doložek;
• OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI OpCo, LLC (Irsko / USA) – zpracování zpráv pacientů a příprava pomocných AI podkladů pro lékaře; zpracování probíhá podle smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené s OpenAI a data nejsou používána pro trénování modelů, ledaže by Medevio výslovně zvolilo jiný režim; případné předání mimo EHP probíhá podle kapitoly V GDPR, data zpracovávána na základě standardních smluvních doložek;
• Langfuse GmbH (Německo / EU) – technické monitorování kvality, bezpečnosti a správného provozu AI funkcí; zpracovává technické záznamy o průběhu AI zpracování v rozsahu nezbytném pro tyto účely. Tyto záznamy mohou obsahovat osobní údaje, včetně údajů souvisejících s obsahem zpracovávaným prostřednictvím AI funkcí, případně texty pacientských zpráv nebo jejich části. Medevio přijímá technická a organizační opatření k omezení rozsahu těchto údajů tam, kde je to technicky možné. Záznamy jsou uchovávány po dobu 90 dnů. Data jsou umístěna v EU a nedochází k jejich předání mimo EU;
• Twilio Inc. (USA) – poskytování telefonních služeb, směrování telefonních hovorů, zpracování telefonních čísel, ukládání a zpracování hlasových nahrávek, hlasových zpráv, přepisů, komunikačních logů a souvisejících metadat; předání mimo EHP podle kapitoly V GDPR.

Pokud některý ze podzpracovatelů zpracovává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zajistí Medevio, aby takové předání probíhalo v souladu s kapitolou V GDPR, zejména na základě standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiného odpovídajícího mechanismu zajišťujícího přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů. Medevio je oprávněno seznam podzpracovatelů přiměřeně měnit nebo doplňovat podle provozních potřeb Aplikace. Medevio informuje Zákazníka o zamýšlené změně podzpracovatelů alespoň 15 dnů předem, není-li změna nezbytná z bezpečnostních, provozních nebo právních důvodů. Zákazník je oprávněn proti takové změně z oprávněných důvodů souvisejících s ochranou osobních údajů vznést námitky ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení oznámení. Vznese-li Zákazník včas oprávněnou námitku, Medevio s ním projedná přiměřené řešení, zejména deaktivaci dotčené funkce, použití alternativního podzpracovatele, nebo ukončení příslušné části služby bez sankce, pokud nelze námitku jinak odstranit.

2.6 Medevio je oprávněno z Osobních údajů vytvářet anonymizované a agregované statistické přehledy o využívání Aplikace a takto vytvořené přehledy poskytovat svým obchodním partnerům, a to za předpokladu, že tyto přehledy neumožňují, a to ani ve spojení s jinými dostupnými informacemi, identifikaci konkrétního pacienta ani Zákazníka. Medevio za tímto účelem uplatňuje přiměřená technická opatření snižující riziko zpětné identifikace, zejména minimální velikost agregované skupiny. Zákazník je oprávněn tento pokyn kdykoli odvolat oznámením Medevio.

2.7 Medevio se zavazuje implementovat technická a organizační opatření popsaná v čl. 4 DPA.

2.8 Medevio bude Zákazníkovi v přiměřené míře nápomocna s plněním jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, a to prostřednictvím služeb zákaznické podpory, pokud nelze požadavky subjektu řešit přímo v Účtu.

2.9 Medevio bude Zákazníkovi v přiměřené míře nápomocna při zajišťování souladu s povinnostmi ohledně zabezpečení Osobních údajů, ohlašování a oznamování případů porušení zabezpečení a posuzováním vlivu zpracování na ochranu osobních údajů.

2.10 Jakékoliv porušení zabezpečení Osobních údajů, o kterém se Medevio dozví, ohlásí Zákazníkovi bez zbytečného odkladu. Jakékoli porušení zabezpečení Osobních údajů, o kterém se Medevio dozví, oznámí Zákazníkovi bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do 48 hodin od potvrzení incidentu, v rozsahu informací dostupných Medevio.

2.11 Po zániku Smlouvy Medevio Osobní údaje a jejich kopie vymaže, pokud právní předpisy nepožadují jejich uchování.

2.12 Medevio poskytne Zákazníkovi veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 GDPR a umožní v přiměřených lhůtách audity, včetně inspekcí. Audity se provádějí po předchozím písemném oznámení, v přiměřené době, způsobem neohrožujícím bezpečnost a provoz Aplikace. Medevio může splnění povinností doložit také bezpečnostní dokumentací, certifikacemi, zprávami z auditů nebo jinými přiměřenými podklady.

3. Systematický popis zpracování

3.1 Předmětem zpracování je poskytování aplikace Medevio, včetně zajištění komunikace mezi poskytovatelem zdravotních služeb a jeho pacienty, správy uživatelských účtů a poskytování souvisejících funkcí včetně volitelných AI funkcí. Medevio bude pro Zákazníka jako zpracovatel provádět níže specifikované zpracování Osobních údajů:

• Uživatelé pacientského účtu

  • identifikační a kontaktní údaje

• Pacienti Zákazníků

  • identifikační a kontaktní údaje
  • údaje týkající se pacientských požadavků (včetně údajů o zdravotním stavu)
  • údaje o pojištění
  • údaje o registraci Zákazníka

• Uživatelé Účtu Aplikace

  • identifikační a kontaktní údaje
  • pracovní pozice a oprávnění
  • pracoviště
  • údaje o používání Aplikace

• Další nositelé osobních údajů

  Dalšími nositeli osobních údajů jsou volající osoby a osoby komunikující se Zákazníkem, zdravotnickým zařízením anebo organizací, kterou Zákazník zastupuje, prostřednictvím telefonních nebo SMS funkcí Aplikace, a to včetně osob, které nemusí být pacienty Zákazníka, zdravotnického zařízení anebo organizace

  • identifikační a kontaktní údaje, pokud jsou relevantní
  • údaje týkající se pacientských požadavků (včetně údajů o zdravotním stavu), pokud jsou relevantní
  • údaje o pojištění, pokud jsou relevantní
  • údaje o registraci Zákazníka, pokud jsou relevantní
  • pracovní pozice a oprávnění, pokud jsou relevantní
  • pracoviště, pokud je relevantní
  • údaje o používání Aplikace, pokud jsou relevantní

• Operace zpracování

  • zejména shromažďování, uspořádání, ukládání, vyhledávání, seřazení, zpřístupnění, použití, pozměnění, výmaz

• Účely zpracování

  • organizace poskytování zdravotních služeb
  • správa uživatelů Účtu
  • vedení adresáře pacientů
  • příjem a správa pacientských požadavků
  • realizace komunikace s pacienty v Aplikaci
  • zasílání připomínek pacientům
  • vytváření anonymizovaných a agregovaných statistických přehledů o využívání Aplikace

• Povaha zpracování

  • převážně automatizované, částečně manuální

• Doba trvání zpracování

  • po dobu trvání Smlouvy mezi Medevio a Zákazníkem

• Kategorie osobních údajů zpracovávaných AI funkcemi

  • obsah zpráv pacientů
  • hlasové nahrávky hovorů
  • hlasové zprávy
  • osobní údaje pacientů
  • telefonní čísla
  • komunikační metadata
  • informace o zdravotním stavu pacientů
  • identifikátory požadavků
  • identifikátory pacienta v Aplikaci
  • technické logy nezbytné pro provoz a kontrolu AI funkcí

• Účely zpracování AI funkcemi

  • přepis hlasových nahrávek
  • zpracování a správa příchozích zpráv
  • směrování telefonních hovorů
  • pořízení a správa hlasových nahrávek nebo hlasových zpráv
  • vytvoření textového přepisu a jeho zařazení k pacientskému požadavku
  • příprava pomocných podkladů pro lékaře
  • technické monitorování kvality AI systémů

3.2. Zákazník jako správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Medevio zpracovává osobní údaje výhradně na základě pokynů Zákazníka v rozsahu stanoveném touto smlouvou a právními předpisy.

4. Technická a organizační opatření

4.1. Ve vztahu ke zpracování se Medevio zavazuje implementovat a udržovat technická a organizační opatření, a to alespoň v následujícím rozsahu:

• Zabezpečené data centrum s certifikací ISO 27001, které je umístěno v EU a má zavedena opatření logické i fyzické kontroly přístupu;
• Šifrování Osobních údajů (dat) při přenosu;
• Šifrování Osobních údajů (dat) v klidu tam, kde je to technicky přiměřené;
• Řízení přístupových oprávnění podle rolí;
• Auditní logování přístupů;
• Politika silných hesel v Aplikaci a jejich šifrování;
• Uzavření smluv o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR se všemi podzpracovateli;
• Vnitřní směrnice o ochraně osobních údajů, včetně systému řízení přístupu k Osobním údajům;
• Řízení zranitelností;
• Pravidelné automatické zálohování;
• Pravidelné testování záloh;
• Pravidelná revize koncepce zabezpečení;
• Nastavení zákazu použití dat pacientů pro trénování AI modelů u sub-zpracovatelů AI funkcí;
• Zákaz použití dat pacientů pro trénování AI modelů bez výslovného pokynu Zákazníka a splnění právních podmínek.

4.2. Medevio smluvně zajistí, aby podzpracovatelé AI funkcí nepoužívali osobní údaje pacientů, hlasové nahrávky, přepisy, zprávy ani technické záznamy k trénování nebo zlepšování vlastních modelů, ledaže k tomu Zákazník vydá výslovný pokyn a budou splněny veškeré právní podmínky.

Předchozí verze:

Obchodní podmínky aplikace Medevio (Platné od 29.08.2025)