![[object Object]](/lib_VIqzMBqtfUYwExIq/oiu5k4xkehinwtld.png?w=278)
CS
Menu
Jak používat Medevio pro organizaci času v ordinaci.
Kalendáře jsme nedávno vylepšili. Tato nápověda popisuje fungování nové verze. Nemáte ji zatím aktivní? Napište nám, obratem ji aktivujeme. Pro uživatele starých kalendářů jsme připravili pár-minutové video-představení.
1. Úvod - kde kalendáře najdete a k čemu slouží
2. Práce s kalendářem a nastavení vzhledu
3. Pacientské události - jak funguje objednávání pacientů
4. Termíny - bloky pro objednávání pacientů
5. Dovolené (nepřítomnosti)
6. Jiné události
7. Nastavení kalendářů ve vaší klinice
8. Objednávání ze strany pacienta
Kalendáře slouží pro objednávání pacientů a organizaci času zaměstnanců kliniky. Jsou jednou ze základních funkcí Medevio a najdete je v horní navigaci pod Kalendář.
Záložka Kalendář má 4 sekce, mezi kterými můžete přepínat v horní navigaci:
Hlavní stránka s kalendáři ve vaší klinice.
Můžete zde zakládat, prohlížet, měnit či rušit události v daných kalendářích.
Kalendář nabízí různé pohledy, které lze dodatečně přizpůsobit, ideálně právě pro vaši praxi.
V kalendářích můžete spravovat:
Na této záložce uvidíte vypsané všechny dovolené z kalendářů, ke kterým máte přistup a budete je moct editovat.
Termín neboli blok je prostor ve dni (od - do), během kterého řešíte určité úkony či druh pacientů, například preventivní a jiné prohlídky neinfekčních pacientů. Termíny pak slouží pro objednávání pacientů do správných časů, ať již se objednává pacient sám nebo ho objednává někdo z kliniky.
Slouží k přidávaní/odebírání jednotlivých kalendářů a správě jejich chování.
NOVINKA Stránku kalendáře jsme pro vás nedávno upravili. Zavedli jsme postranní panel, kde se jednodušeji pracuje s více kalendáři nebo přeskakováním v čase.
Stránka kalendáře nabízí různé možnosti nastavení. V horní liště nad kalendářem najdete:
(1) Roletku s volbou zobrazení: Náš kalendář nabízí 5 různých pohledů:
Další ovládací prvky najdete v levé liště, kterou lze minimalizovat kliknutím na tlačítko v horní liště.
(4) Tlačítko Najít termín: NOVINKA Zobrazí v kalendáři všechny volné termíny pro vybraný typ požadavku.
Dostupné pouze pro vybrané tarify
(5) Minikalendář: Slouží pro rychlé přeskakování v čase. V minikalendáři vidíte vyznačené aktuálně zobrazené období a dnešní den.
(6) Přepínání kalendářů: Máte-li v klinice více kalendářů, najdete je vypsané v sekci Kalendáře.
(7) Přepínání kalendářů (skupiny): NOVINKA Skupiny kalendářů jsou vhodné zejména pro větší kliniky s větším množstvím kalendářů. Jejich seskupení zpřehledňuje práci s kalendáři a umožňuje je hromadně zobrazit/skrýt.
(8) Zoom: Mění vertikální měřítko kalendáře. Pokud se u vás točí pacienti např. po 5 minutách, nastavte si maximální zoom (5 minut) . Pokud u vás naopak tráví pacienti delší čas, nastavte si větší oddálení a uvidíte delší časový výsek. Zoom není dostupný v pohledech Měsíc a Agenda.
(9) Kompaktní zobrazení: NOVINKA Kompaktní zobrazení umožní na jednu obrazovku dostat více kalendářů, za cenu vynechání některých informací. Toto zobrazení minimalizuje obsah události až do stavu, kdy se událost ukazuje pouze jako barvený blok. V kompaktním zobrazení se vůbec nezobrazují:
Dále je možné v kalendáři (10) skrýt časy ráno a večer, aby se vám zobrazovala pouze vaše ordinační doba - zbylé časy se skryjí za zelenou lištu. Kliknutím na lištu skryté časy zobrazíte. Pokud by ve skrytém čase byla naplánovaná nějaká událost, zobrazí se vám upozornění.
Pacienty můžete do kalendáře objednávat sami nebo je nechat objednávat do vypsaných termínů.
S událostí se vždy rovnou vytváří i požadavek daného typu. Kliknutí na událost v kalendáři otevírá detail požadavku. V jeho horní části pak vidíte naplánovanou událost.
Miniatura události v kalendáři obsahuje:
V agendovém zobrazení zobrazujeme ještě dodatečné informace:
V kalendářovém zobrazení najdete tyto informace v tooltipu po najetí myší na událost.
Novou událost lze naplánovat kliknutím do volného místa v kalendáři nebo zaplánováním do vypsaného termínu přes tlačítko Najít termín.
Událost vytvořte kliknutím do volného místa v kalendáři (alternativně lze událost přidat z detailu požadavku přes tlačítko Přidat termín).
Dostupné pouze pro vybrané tarify
Stisknutím tlačítka Najít termín v levém horním rohu otevře dialog s výběrem typu požadavku. Po výběru požadavku se vám v kalendáři zobrazí volné termíny, které máte pro tento typ požadavku vytvořené.
Kliknutím na termín ho vyberete a pokračujete ve vytváření události.
Následně se otevře okno, ve kterém nastavíte, koho a na co chcete objednat:
V horní části okna lze upravit čas a délku události. Do editace se dostanete kliknutím na podtržený text.
Den a Začátek se přednastaví dle toho, kam jste v kalendáři klikli (1) nebo dle vybraného termínu (2).
Doba trvání se nastaví automaticky dle zoomu kalendáře (pokud plánujete mimo vypsané bloky) nebo dle nastavení bloku (1). Při plánování přes tlačítko Najít termín bude délka nastavena dle vybraného termínu (2).
Poslední možností je nastavit událost jako celodenní, kdy pak volíte pouze den začátku a konce.
Vyberte pacienta, kterého chcete objednat.
Nepovinně můžete k události doplnit Interní poznámku, kterou pak uvidíte ve vytvořeném požadavku. Pacient k této poznámce nemá přístup.
Nakonec vyberte důvod objednání, tzn. odpovídající Typ požadavku a klikněte na tlačítko Vytvořit.
Pacientovi se po vytvoření události automaticky pošle zpráva s termínem. Tu lze pro každý typ požadavku upravit v Nastavení kliniky → Požadavky.
Chcete-li změnit termín objednání, máte dvě možnosti:
Přetažením v kalendáři (kliknutí a táhnutí).
V detailu požadavku u události kliknout na tlačítko Změnit či zrušit a vybrat možnost Změnit termín. Tím otevřete okno pro přeplánování termínu.
V horní části vybíráte z vypsaných termínů pro daný typ požadavku.
Zeleným tlačítkem s názvem kalendáře můžete také vybrat jiný kalendář, kam událost přesunete.
V dolní části pak můžete naplánovat událost libovolně mimo vypsané termíny nebo změnit délku trvání.
Při změně termínu se pacientovi automaticky pošle zpráva s novým termínem.
Termín lze zrušit na stránce detailu požadavku. Stačí kliknout na tlačítko Změnit či zrušit a vybrat možnost Zrušit rezervaci pacienta. Vše je následně nutné potvrdit v dalším okně.
Klik pravým tlačítkem myši na událost vyvolá kontextové menu, ze kterého můžete
Dostupné pouze pro vybrané tarify
Potřebujete si poznačit, které události proběhly a na které pacient nedorazil? Nebo ty, které jsi již vykázali? Použijte stavy události.
Chtěli jsme vám dát maximální volnost v tom, jak stavy událostí budete využívat. Proto jsme přidali 3 stavy, které mají pouze vizuální charakter a nepředjímají tak způsob využití.
✓
- (Výchozí stav)
X
Stavy událostí vidíte:
Stavy lze změnit na obou místech, kde je zobrazuje, tedy na kalendáři a v detailu požadavku.
Termíny (neboli bloky) slouží k lepší organizaci péče během týdne/dne, například vypsáním bloků pro prevence a očkování dopoledne a pro nemocné pacienty odpoledne.
U termínů lze zvolit, zda mají pouze interní funkci nebo slouží i pro objednávání ze strany pacienta.
Nastavení termínů nemusí přesně odpovídat ordinační době – tu nastavíte na stránce Nastavení ordinační doby.
Termíny vidíte v kalendáři jako úzké pruhy po levé straně každého dne v pohledech Den, Pracovní dny a Týden.
Pokud máte u termínu nastavenou viditelnost pro pacienty, mohou se do volných časů pacienti objednat na daný typ úkonu (= typ požadavku). Události pak již dodatečně neschvalujete.
Pokud je termín neviditelný pro pacienty nebo má-li omezenou viditelnost pro vybrané pacienty, zobrazuje se v kalendáři jako tečkovaný, respektive šrafovaný.
Vám termíny pomáhají při plánování termínů. Nejen že vidíte, kde jste chtěli řešit jaké úkony, ale při plánování události se přednastavují parametry podle vypsaných termínů v daný čas.
Termíny nastavíte na záložce Nastavení termínů.
Termíny se nastavují zvlášť pro každý kalendář. Ten volíte v horní části stránky.
Níže najdete tabulku se všemi vypsanými termíny.
Nový termín přidáte tlačítkem Plus v tabulce. Tím otevřete okno s plánováním bloku. U bloku lze nastavit:
(1) Jaké dny se má opakovat: zaškrtněte dny, ve kterých se má blok každý týden opakovat.
(2) Začátek a konec: nastavte čas začátku a konce daného bloku
(3) Nastavení opakování: zde můžete nastavit způsob a rozsah opakování bloku.
(4) Způsob opakování: NOVINKA zvolte, zda chcete opakovat každý týden nebo v sudé/liché týdny.
Dostupné pouze pro vybrané tarify
(5) Opakovat od/do: chcete-li, aby se blok opakoval jen mezi vybranými daty, nastavte rozsah od-do.
(6) Typy požadavku: vyberete, co chcete v daný čas řešit.
V nabídce jsou vidět pouze typy požadavků, které mají nastavený Povinný nebo Nepovinný výběr termínu. Ty s nastavením Bez rezervačních termínů zobrazíte zaškrtnutím možnosti Zobrazit typy požadavků s nastavením "Bez rezervačních termínů" (7) pod seznamem typů požadavků.
Zaškrtnutím typu požadavku ho přidáte/odebere z bloku.
V jednom termínu lze mít libovolný počet typů požadavku.
Pod názvem požadavky vidíte, jaké má aktuálně nastavení týkající se objednávání.
Kliknutím na ikonu tužky (8) na konci řádku se dostanete do nastavení parametrů daného typu požadavku týkajících se objednávání.
(9) Viditelnost termínů: (Dostupné pouze pro vybrané tarify) NOVINKA zvolte, jestli mají termíny sloužit pro pacienty nebo pouze pro interní využití v klinice. Nastavíte-li termíny jako viditelné, pacienti se budou moct objednat sami. Lze také termíny zviditelnit pouze vybraným pacientů.
Viditelné pro všechny pacienty: Termíny vidí všichni pacienti při objednávání.
Neviditelné pro pacienty: Termíny vůbec nevidí pacienti při objednávání, slouží pouze pro objednávání lékařem/sestrou.
Pouze pro pacienty z uloženého filtru pacientů: Termíny jsou dostupné pouze pro pacienty odpovídající filtru. Můžete tak například vypsat jiné termíny pro vaše prémiové pacienty.
Po vytvoření se termín přidá do tabulky s termíny.
Kliknutím na řádek s termínem se otevře podobné okno, jako když termín vytváříte. Výjimkou je výběr dní. Pokud jste vytvořili termín s více zvolenými dny, vzniknou z nich samostatné termíny, které lze upravovat pouze po jednom.
Klikněte na řádek s termínem a v okně zvolte možnost smazat. Tu je nutné potvrdit.
Pokud nebudete ordinovat z důvodu nepřítomnosti, zadejte si ji do kalendáře.
Nepřítomnost lze zadat 3 způsoby:
Všechny možnosti výše vám otevřou okno, ve kterém dovolenou nastavíte.
Vaši zadanou dovolenou můžete kdykoliv upravit nebo smazat. Dohledáte ji v záložce Kalendář – Dovolené, nebo přímo v Kalendáři u konkrétního data, ke kterému jste ji zadali. Pak na ni jednoduše klikněte a upravujte.
Pokud používáte naší chytrou ústřednu, lze u vyšších tarifů nastavit záznamníkovou hlášku při dovolené. Tu lze zapínat nebo vypínat při nastavení dovolené.
Jiné události jsou události bez pacienta. Tyto události, stejně jako dovolené, blokují pacientům možnost objednání na daný čas. Využívejte je např. pro interní schůzky nebo osobní záležitosti.
Zároveň jsou vhodným prostředkem pro vyblokování termínů pacientů, nechte-li je upozorňovat výstrahou o dovolené.
Jinou událost založíte kliknutím do volného místa v kalendáři a překliknutím na záložku Jiná událost v horní části nově otevřeného okna.
Následně nastavíte délku trvání a popis události. Ten se zobrazí v kalendáři jako její název.
Jiné události vidíte v kalendáři šedivě.
Záložka nastavení v navigaci kalendáře slouží ke správě vašich kalendářů.
V Medeviu můžete mít kalendářů kolik jen chcete. Typicky každý zaměstnanec by měl mít svůj kalendář. Každý kalendář pak může mít své vlastní bloky (například pokud u vás očkování řeší sestřička, pak bloky pro očkování by se měly nacházet v jejím kalendáři).
Jiný důvod pro vytvoření více kalendářů je pokud ordinujete na více místech. Pak dává může dávat smysl vytvořit vlastní kalendář pro každé místo/pobočku. Řešení je zde více a ozvěte se nám, rádi poradíme jak nejlépe v Medevio řešit vaši situaci.
Nahoře na stránce vidíte přehled všech kalendářů ve vaší klinice.
Nový kalendář přidáte přes tlačítko Přidat kalendář.
Otevře se vám stránka, kde zadáte:
V seznamu kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Upravit. Na stránce můžete upravit stejné parametry jako u zakládání kalendář.
V seznamu kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Smazat.
Smazat lze pouze ty kalendáře, které nemají naplánované žádné události s pacientem v budoucnosti. Ty je nejprve nutné zrušit nebo přesunout.
Zároveň každá klinika musí mít alespoň jeden kalendář, takže poslední kalendář smazat nejde.
Dostupné pouze pro vybrané tarify
Pro větší kliniky umožňujeme organizovat kalendáře do skupin. Skupiny můžete vytvořit např. podle:
Jeden kalendář může být i ve více skupinách.
Seznam všech skupin najdete na stránce pod seznamem kalendářů.
Novou skupinu kalendářů přidáte přes tlačítko Přidat skupinu.
V otevřeném okně skupinu pojmenujte a vyberte kalendáře, které chcete do skupiny zařadit.
Po přidání kalendáře do skupiny se u něj v tabulce kalendářů objeví štítek. Máte tak vždy přehled, v jakých skupinách je kalendář zařazený.
V seznamu skupin kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Upravit.
Můžete upravit jméno skupiny a zařazené kalendáře.
V seznamu skupin kalendářů klikněte na kontextové tlačítko na pravé straně (...) a vyberte volbu Smazat.
Nejníže na stránce nastavení kalendářů najdete sdílená nastavení pro všechny kalendáře v klinice.
Zde můžete nastavit, jaké termíny vidí pacienti při objednávání (platí pouze pro objednávání ze strany pacientů).
Maximální čas do budoucnosti: vyberte, jak moc dopředu se mohou pacienti objednávat.
Minimální čas před termínem: zadejte, kolik hodin nejpozději před termínem si ho může pacient zarezervovat. Lze určit zvlášť pro pacienty s prémiovým plánem a pacienty bez něj.
Výchozí kalendář při objednávání ze strany pacienta: (Dostupné pouze pro vybrané tarify) NOVINKA ovlivňuje, jaký kalendář se při objednávání pacientovi zobrazí jako výchozí.
Kombinovaný kalendář s termíny všech pracovníků: pacient uvidí jako první termíny ze všech kalendářů, které mají pro daný požadavek vypsané termíny
Kalendář pracovníka, u kterého byl pacient naposledy: pacient uvidí jako první termíny z kalendáře lékaře, u které byl s daným typem požadavku naposledy (nebo s jiným problémem, pokud tento typ požadavku zadal poprvé).
Můžete si zde také nastavit poznámku, kterou vaši pacienti uvidí při výběru termínu ve vašem kalendáři, například:
Máte-li pro daný typ požadavku vypsané termíny, pacient bude při zadávání požadavku vyzván k výběru termínu.
Tento krok je povinný, pokud máte u požadavku nastavený Povinný výběr termínu (změnit můžete v nastavení typu požadavku v záložce Objednávání). V případě Nepovinného výběru termínu může pacient tento krok přeskočit.
Pacient vybírá pouze z pro něj dostupných termínů:
Není-li pro něj dostupný žádný termín, může pacient krok s výběrem přeskočit i když má požadavek nastavený Povinný výběr termínu.
Během výběru termínu se pacientovi zobrazuje Poznámka při volbě termínu, pokud ji máte nastavenou.
Pacientovi se jako první nabídnou termíny dle nastavení Výchozí kalendář při objednávání ze strany pacienta:
Nejen lékaři, ale i pacienti mohou termíny měnit a rušit. Medevio umožňuje pacientům zrušit či změnit kdykoliv. Cílem je, aby se lékař dozvěděl o tom, že pacient nepřijde, i kdyby to mělo být jen hodinu před událostí.
Pokud pacient mění nebo ruší termín, vyžadujeme po něm udání důvodu. Důvod zrušení uvidíte v automatické zprávě v chatu požadavku. Tento krok prokazatelně snižuje bezdůvodné rušení termínů ze strany pacientů.
Medevio automaticky upozorňuje pacienty ohledně kalendářových událostí.
Po objednání: Objednáte-li pacienta do kalendáře, přijde mu automaticky notifikace nebo SMS. Zároveň, i když se objedná sám, přijde pacientovi e-mail s detaily rezervace a možností přidat si ji do své kalendářové aplikace.
Při změně nebo zrušení termínu: Pokud pacientovi změníte nebo zrušíte termín rezervace, přijde mu notifikace/SMS a e-mail s touto informací.
Před událostí: 1 den před událostí přijde pacientovi zpráva s připomínkou blížící se události. K této zprávě lze připojit instrukce pro pacienta. Text zprávy lze přizpůsobit v nastavení typu požadavku. Lze také změnit, kolik dní předem zpráva chodí.
