Nápověda: Kalendáře a on-line objednávání

Novinky v kalendářích

• NOVINKA Sdílení událostí z kalendáře do jiných aplikací

• NOVINKA Zobrazení více kalendářů najednou

Základní orientace: týden a agenda

Na stránce Kalendáře → Kalendář uvidíte:

• všechny své objednané pacienty – jak ty, kteří se objednali sami, tak ty, které jste si do kalendáře přidali vy
• všechny své dovolené (ale i státní svátky)
• vypsané termíny pro pacienty - úzké pruhy po levé straně - například bloky pro akutní/infekční pacienty červeně atd.

Klikem do volného místa snadno přidáte v daném čase rezervaci pro pacienta (anebo třeba obědovou přestávku).

Tip: zmáčknutím tlačítka myši, táhnutím a puštěním můžete vytvořit událost o potřebné délce.

V liště nad kalendářem najdete různá nastavení ovlivňující pohled na váš kalendář:

• Roletka s volbou zobrazeného období: Můžete si zvolit, zda chcete zobrazit 1 den, pracovní týden, celý týden nebo agendu. První 3 volby pouze omezují, kolik se vám zobrazí dní. Agenda pak ukazuje soupis naplánovaných událostí na daný den.

• Zoom: Mění vertikální měřítko kalendáře. Pokud se u vás točí pacienti např. po 5 minutách, nastavte si maximální zoom (5 minut) . Pokud u vás naopak tráví pacienti delší čas, nastavte si větší oddálení a uvidíte delší časový výsek.

• Kulaté ikonky kalendářů:

  • Přepínání kalendářů: Pokud máte ve vaší ordinaci více osob, má každá vlastní kalendář. Kliknutím na kolečko s iniciálami přepínáte mezi jejich kalendáři.
  • NOVINKA Zobrazení více kalendářů najednou: Pokud myší najedete na ikonku kalendáře, který nemáte právě zobrazený, uvidíte v rohu malé tlačítko +. Kliknutím na plusko se vám vybere i druhý kalendář a uvidíte oba najednou. Pro přidání dalšího kalendáře pak stačí kliknout kamkoli v rámci kulaté ikonky. Stejně je to s odebíráním, kde stačí kliknout kamkoli do ikonky jednoho z vybraných kalendářů.

• Tlačítko dnes: Zobrazí dnešní den.

• Přepínání zobrazovaného období: Volíte zobrazované období.

Dále je možné v kalendáři skrýt časy ráno a večer, aby se vám zobrazovala pouze vaše ordinační doba - zbylé časy se skryjí za zelenou lištu. Kliknutím na lištu skryté časy zobrazíte. Pokud by ve skrytém čase byla naplánovaná nějaká událost, zobrazí se vám upozornění.

Nastavení termínů

• nastavení termínů (bloků) uděláte na podstránce Nastavení termínů
• doporučujeme vytvořit i bloky, které nebudou vidět pro pacienty - váš kalendář v týdenním pohledu se tak stane přehlednějším
• nastavení termínů nemusí přesně odpovídat ordinační době - tu nastavíte na stránce Nastavení ordinační doby

Bloky jsou základ

• (časový) blok je prostor ve dni (od - do) během kterého řešíte určité úkony či druh pacientů, například preventivní a jiné prohlídky neinfekčních pacientů.
  • v tomto případě vyberete čas např. od 12 do 16
  • termíny zveřejníte pro pacienty (anebo naopak necháte skryté - pak přidávání prohlídek bude ve vaší režii)
  • nastavíte výchozí délku takového termínu (např. 15 minut na pacienta)
  • vyberete správný typ požadavku (např. všechny druhy prohlídek a vyšetření)

❗Povinné vs. Nepovinné vybrání termínu pacientem

Když si rozkliknete konkrétní vytvořený blok/když vytváříte nový blok, máte další možnosti nastavení:

• vyberte požadavky, které se budou vázat k danému bloku

• klikněte na čas vedle požadavku a nastavte si výchozí délku daného požadavku

• vyberte, zda má být výběr termínu pacientem povinný

  • povinný = pacient neodešle požadavek, aniž by si vybral termín
  • nepovinný = pacient může výběr termínu přeskočit a odeslat požadavek i bez termínu (např. hodí se k jakémukoliv požadavku, když pacient nepotřebuje přijít do ordinace)

Termíny veřejné a neveřejné (pro pacienty)

Dostupné termíny mohou být v nastavení bloku buď viditelné pro pacienty anebo naopak skryté.

Pokud například chcete, aby se pacienti mohli sami objednat na preventivní prohlídky, vytvořte blok viditelný pro pacienty a vyberte typ požadavku "Preventivní prohlídka".

Poznámka: termíny vybrané pacientem se dále z vaší strany neschvalují.

Výběr termínu povinný či nepovinný

Při nastavování výchozí délky termínu je možné také změnit, zda pacient musí (výchozí hodnota) anebo jen může vybrat termín. V druhém případě může pacient výběr termínu ignorovat a odeslat požadavek bez termínu.

Které volné termíny vidí pacienti?

Pacienti vidí ty termíny, které:

• jsou v blocích viditelných pro pacienty
• v časovém horizontu (výchozí: max. 3 měsíce ode dnes) nastavitelné v nastavení
• nekryjí se s jinou událostí nebo jiným pacientem: Medevio hlídá, aby se vám neobjednali dva pacienti na jeden čas (i když jste si jiného pacienta zadali do kalendáře sami)
• nezačínají v dříve než za povolenou nastavenou dobu (rezervace pacientů na poslední chvíli ale můžete v nastavení snadno povolit, ať už pro všechny, nebo třeba jen pro prémiové pacienty)
• nejsou během dovolené či svátku (více o dovolených a svátcích níže)

Jak kalendář vidí pacienti:

Přidávání událostí, pacientů a změny v termínech

Termíny pacientů

Nejtypičtější náplň kalendáře je termín pacienta. Každý termín můžete nastavit jak dlouhý potřebujete a kdykoli to změnit. Stejně tak můžete termín snadno přesunout na jiný čas.

💡 Tip: Událost můžete přidat do kalendáře i na místo, kde již máte jinou událost – a mít tak dvě události, které se budou překrývat. Stačí kliknout myší na barevný obdélníček vedle již vytvořené události, objeví se zelená ikonka +.

Jiné události v kalendáři

"Jiné" události v kalendáři se hodí, pokud se plánujete věnovat něčemu jinému než konkrétním pacientům, například si chcete vyhradit čas na administrativu nebo telefonát s podporou Medevio. Tato událost zároveň zablokuje čas, aby se na tuto dobu neobjednali pacienti.

Dovolené a volna

Během dovolené jsou automaticky blokovány rezervace od pacientů.

Svátky

Během svátků jsou blokovány rezervace od pacientů, pokud si to v nastavení konkrétního kalendáře nenastavíte jinak. Pokud byste rádi ordinovali v některé svátky, je možné to v nastavení kalendáře povolit, ale zároveň je potřeba označit ty svátky, během kterých ordinovat nechcete, aby se vám pacienti neobjednali třeba na Štědrý den např. pomocí celodenní "dovolené".

Upozornění pacienta na blížící se termín

Pacient je automaticky upozorněn SMS/zprávou v aplikaci den předem, že se blíží návštěva lékaře.

Prodloužení intervalu chystáme.

Změna termínu

Termín návštěvy pacienta snadno změníte vybráním události a poté kliknutím na Změnit či zrušit.

Pacientovi se automaticky odešle zpráva (SMS/notifikace do aplikace) o změně nebo zrušení termínu.

Termín je možné prodloužit nebo zkrátit při jeho úpravě anebo i rovnou v týdenním pohledu - kliknutím a tažením na spodní hraně termínu.

Nastavení a přizpůsobení

V nastavení kalendářů si můžete změnit výchozí chování některých funkcí:

1. přidat další kalendáře,
2. nastavit, jak dlouho před vypsanými termíny se může pacient objednat,
3. nebo nastavit poznámku viditelnou pacientům při výběru termínu v kalendáři.

— podrobnosti níže.

1. Více zaměstnanců, více kalendářů

V Medeviu můžete mít kalendářů kolik jen chcete. Typicky každý zaměstnanec by měl mít svůj kalendář. Každý kalendář pak může mít své vlastní bloky (například pokud u vás očkování řeší sestřička, pak bloky pro očkování by se měly nacházet v jejím kalendáři).

Jiný důvod pro vytvoření více kalendářů je pokud ordinujete na více místech. Pak dává může dávat smysl vytvořit vlastní kalendář pro každé místo/pobočku. Řešení je zde více a ozvěte se nám, rádi poradíme jak nejlépe v Medevio řešit vaši situaci.

Každý kalendář má také vlastní nastavení. K němu se dostanete přes ikonu tužky u každého z kalendářů. V něm lze nastavit:

• Kterému uživateli kalendář přísluší
• Jméno kalendáře
• Zkratku kalendáře
• Zobrazované časy - ovlivní, jaké časy budou skryté za zelenou lištou
• NOVINKA Sdílení událostí z kalendáře do jiných aplikací (Google kalendář, Apple kalendář, Outlook apod.)

2. Nastavte si, do kdy se vám pacienti mohou na termíny přihlásit

Můžete zvlášť nastavit, kdy nejpozději před termínem si ho může pacient zarezervovat, a to zvlášť pro pacienty s prémiovým plánem a pacienty bez něj.

3. Poznámka viditelná pacientům při volbě termínu

Můžete si zde také nastavit poznámku, kterou vaši pacienti uvidí při výběru termínu ve vašem kalendáři, například:

Jak v novém kalendáři nahradím původní funkci "očička"? 👁️

V původní verzi kalendáře jste možná byli zvyklí na funkci, díky které jste kliknutím na očičko vedle vypsaných termínů mohli daný termín pacientům zavřít/otevřít.

V nové verzi můžete termíny také rychle uzavřít, jen to vypadá jinak. V Kalendáři si najděte termíny, které jsou k dispozici pacientům (máte je nastavené v Nastavení termínů). Zobrazují se v podobě barevného sloupečku.

Pokud chcete zablokovat případné objednávání, postupujte podle videa níže:

1. myší klikněte (a nepouštějte), sjeďte dolů tolik, abyste zakryli volné termíny (barevný sloupeček) — otevře se okénko, ve kterém zvolte možnost Jiná událost.
2. Pokud jste se netrefili přesně do rozmezí, které jste chtěli, stačí to upravit ručně: v okénku klikněte na čas či délku události, budete moci ji upravit.

3. Potvrďte kliknutím na tlačítko Vytvořit událost.