Jak snížit počet telefonátů v ordinaci až o 70 % a získat zpět klid na práci
Zvonící telefon je pro řadu ordinací největším zdrojem stresu, přerušované pozornosti a ztraceného času. Sestra zvedá sluchátko mezi odběry, lékař poslouchá vyzvánění při vyšetřování pacienta a pacienti na druhé straně linky jsou frustrovaní, protože se nemohou dovolat.
Přitom až 80 % telefonátů řeší dokola ty samé rutinní požadavky:
Objednání nebo změna termínu
Žádost o eRecept nebo jeho prodloužení
Dotaz na výsledky laboratoře
Žádost o potvrzení, posudek nebo neschopenku
Všechny tyto úkony se přitom dají vyřídit asynchronně – bez vyrušování, bez diktování rodných čísel po telefonu a bez čekání pacientů na lince. Jak tedy efektivně snížit telefonáty v ordinaci?
3 kroky, jak přejít od chaosu k organizované komunikaci
Aby byla komunikace s pacienty online úspěšná, musí přinést úlevu personálu a zároveň být snadná pro pacienty.
1. Přesuňte objednávání termínů do online kalendáře
Když pacientům umožníte vybrat si volný termín na webu, odpadne desítky minut trvající dohadování typu: „A vyhovuje vám úterý v devět? Ne? A co středa ve dvě?“ Online objednávání navíc funguje 24/7 – pacienti se nejčastěji objednávají večer ze soukromí domova, kdy je telefon v ordinaci stejně vypnutý.
2. Vyměňte neustálé volání za strukturované zprávy
Místo e-mailů (ve kterých chybí klíčové údaje) nebo telefonátů dejte pacientům k dispozici jednoduchý požadavek přes web či aplikaci. Zprávu sestra nebo lékař vyřídí ve chvíli, kdy má mezi pacienty pauzu, ne uprostřed odborného výkonu.
3. Automatizujte vyřizování receptů a výsledků
Opakované žádosti o léky nebo dotazy na výsledky testů zvládne chytrý software pro ordinace roztřídit do přehledných front. Sestra pak recept vydá na dva kliky a vyřízení jednoho požadavku se zkrátí z několika minut po telefonu na pár sekund.
Co přinese méně administrativy v ordinaci v praxi?
Reálná data z ordinací, které využívají Medevio, ukazují zásadní posun již během prvních dvou týdnů:
Snížení telefonního provozu až o 70 % během 14 dnů od spuštění.
Úspora 2 až 3 hodin denně, které sestra dříve strávila se sluchátkem u ucha.
Méně chyb a překlepů při zapisování rodných čísel nebo jmen po telefonu.
Klidnější prostředí v čekárně i ordinaci bez neustálého vyzvánění.
Ušetřený čas se tak přímo vrací tam, kde je nejvíce potřeba – do kvalitní zdravotní péče a osobního přístupu k pacientům.
Mýtus: „Naši pacienti jsou starší, ti aplikaci používat nebudou“
Nejčastější obava lékařů spočívá v tom, že starší ročníky online komunikaci nezvládnou. Praxe ukazuje opak:
- Senioři digitální nástroje zvládají překvapivě snadno: Průzkumy mezi pacienty ukázaly, že 96 % lidí ve věku 70+ považuje přechod na moderní komunikační nástroje v ordinaci za snadný.
Chytré telefonní ústředny pro ty, co chtějí dál volat: Pro pacienty, kteří digitální komunikaci z jakéhokoli důvodu odmítají, není nutné telefon rušit. Pokročilé systémy nabízejí chytrou AI telefonní ústřednu, která hovory automaticky přijme, provede roztřídění požadavků a vytvoří přehledný přepis i se stručným shrnutím.
Předávání požadavků rodinou: Pokud starší pacient chytrý telefon nebo počítač přece jen nemá, eRecept nebo termín za něj přes online formulář snadno a bezpečně vyřídí jeho děti či vnoučata, pro které je tento způsob výrazně pohodlnější než volání v pracovní době.
Chcete vidět, o kolik hodin denně by Medevio ulevilo vaší ordinaci?
Snížit objem hovorů a zklidnit provoz ordinace zvládnete do 14 dnů bez omezení péče o pacienty.
👉 Domluvte si nezávaznou 15minutovou ukázku Medevio →